 
日前，集團(tuán)旗下的化學(xué)和生物公司已試運(yùn)行OA自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)。這一辦公系統(tǒng)的實(shí)施，標(biāo)志著南海集團(tuán)在信息化的建設(shè)上走出了關(guān)鍵的一步，主要體現(xiàn)在六個(gè)方面：
一、無(wú)紙化辦公：通過辦公管理系統(tǒng)的導(dǎo)入對(duì)現(xiàn)有日常辦公中的信息發(fā)布、內(nèi)部通信、流程審批、文檔管理、企業(yè)管理、分布式辦公等進(jìn)行統(tǒng)一信息化管理，真正意義上實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公。
二、節(jié)約運(yùn)營(yíng)成本：改善了公司信息及公文流轉(zhuǎn)的效率。以前用紙張逐個(gè)部門找人簽字的繁瑣工作，現(xiàn)在可以通過辦公系統(tǒng)快速解決；以前各部門及各分子公司需要花上幾天時(shí)間完成的審批程序，現(xiàn)在也可以利用辦公系統(tǒng)即時(shí)解決。減少審批環(huán)節(jié)，縮短審批時(shí)間、減少紙張用量，完善文檔管理，完善行政資源管理、提高辦公效率。
三、充分利用現(xiàn)有的信息化資源。目前，公司的電腦已經(jīng)基本普及，員工的文化結(jié)構(gòu)和信息化知識(shí)已得改善和普及，公司網(wǎng)絡(luò)寬帶也已經(jīng)全面提速，為全面推行信息化管理奠定了基礎(chǔ)和創(chuàng)造了條件。如果繼續(xù)沿用原有相對(duì)落后的管理手段，放棄利用現(xiàn)有的信息化管理資源和方式，將制約企業(yè)的發(fā)展步伐。開展信息化管理后可最大限度利用現(xiàn)有的信息化資源應(yīng)用最新的管理手段和管理創(chuàng)新成果，提升企業(yè)的管理水平。
四、增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)控能力：強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)控管理，增強(qiáng)管理層對(duì)組織的控制力，及時(shí)有效監(jiān)控各分子公司、各部門、各個(gè)人員的工作進(jìn)度情況；實(shí)時(shí)、全面掌控各部門的工作辦理狀態(tài)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并及時(shí)解決，從而減少差錯(cuò)、防止低效辦公。
五、管理集團(tuán)有形、無(wú)形資產(chǎn)，初步實(shí)現(xiàn)知識(shí)管理：通過系統(tǒng)辦公平臺(tái)個(gè)人辦公用品管理來管理企業(yè)的有形資產(chǎn)避免流失；員工的工作經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)技能，不斷積累，將成為組織中強(qiáng)大的共享資源，通過對(duì)知識(shí)資源的授權(quán)利用將加速創(chuàng)新和提高效率，也避免因人員流動(dòng)導(dǎo)致工作的脫節(jié)與貽誤，初步實(shí)現(xiàn)對(duì)組織無(wú)形（業(yè)務(wù)信息、知識(shí)）資產(chǎn)的管理，為集團(tuán)進(jìn)一步進(jìn)行知識(shí)管理打好良好的基礎(chǔ)。
六、創(chuàng)立內(nèi)部論壇、微博等內(nèi)部“橋梁”使得各部門人員在使用辦公系統(tǒng)的同時(shí)加強(qiáng)了人與人之間的溝通，同時(shí)加強(qiáng)了跨部門的溝通，使得工作更豐富也更具樂趣，增強(qiáng)辦公者的歸屬感。
在陳榮平董事長(zhǎng)的帶領(lǐng)下，通過項(xiàng)目小組的協(xié)調(diào)，公司OA系統(tǒng)已完成了軟件編寫和基礎(chǔ)信息錄入，已進(jìn)入全面試運(yùn)行階段，希望大家逐步養(yǎng)成使用這一系統(tǒng)的習(xí)慣，并在使用系統(tǒng)過程將發(fā)現(xiàn)的問題以及建議及時(shí)向公司信息化管理小組反饋，便于不斷改進(jìn)公司OA系統(tǒng)，使這一系統(tǒng)更加完善，從而實(shí)現(xiàn)“提高工作效率、節(jié)約辦工成本、積累企業(yè)文化”的目的，促進(jìn)南海持續(xù)健康發(fā)展。
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